Geen notitieboekjes of klachtenformulieren meer

Iedere klacht is een kans.

Klachten, incidenten, en meldingen komen overal in een organisatie voor. Iedere organisatie springt er dan ook anders mee om. De kunst is om in iedere klacht, of in ieder incident een kans te zien. Dit kan alleen als iedere melding consequent wordt opgepakt. Klachtenregistratie is belangrijk, maar nog belangrijker is hoe er daarna wordt gehandeld. Het inzicht in klachtenregistratie -en afhandeling wordt in de huidige bedrijfsvoering steeds belangrijker. Bij steeds meer beoordelingen van auditors voor bijvoorbeeld ISO of NEN certificering, is een goed georganiseerde registratie van incidenten of klachten een must.

“We zijn al druk zat”

Is een vaak gehoorde uitspraak als we vragen naar het registreren van incidenten. Ieder bedrijf focust zich op hun primaire proces. Zoveel mogelijk vervoeren van A naar B, met zo min mogelijk verstoringen, in een zo kort mogelijke tijd. Een klacht of een incident kost tijd, zeker als u daarna nog eens moet gaan kijken of de klacht wordt opgepakt, opgelost, en teruggekoppeld. Hoe kunt u dit naast uw basisproces borgen, zonder dat er dagelijks in een apart kwaliteitssysteem gewerkt moet worden?

RGB+ komt met een oplossing

Om iedere klacht of melding effectief te registreren en te volgen is het slim om te zorgen dat de registratie hiervan op een plek gebeurt die centraal staat in ieder bedrijf. De vraag is dus: Met welk systeem wordt elke dag gewerkt? Het antwoord hierop is simpel, het planningssysteem van iedere organisatie is het kloppend hart van de dagelijkse operatie. Dus: uw TMS systeem. 1+1 =2 dachten we bij RGB+. Een klachtensysteem met opvolging op een plek waar niemand binnen het bedrijf omheen kan.

Kwaliteitsregistratie als extra functionaliteit op het TMS pakket.

Iedere klant van RGB+ profiteert mee van onze nieuwe ontwikkeling. Dus integreren wij een compleet intern meldingssysteem kosteloos in uw TMS pakket. Want bestaande klanten profiteren bij ons mee van onze nieuwste producten.

Hartstikke mooi, maar wat kunnen we er precies mee?

Het kwaliteitsregistratiesysteem kan op alle plekken vanuit het bedrijf meldingen aanmaken. Een chauffeur kan een melding vanaf zijn boordcomputer inschieten. Een front office medewerker kan een klacht van een klant in hetzelfde systeem verwerken. De meldingen krijgen een opvolgnummer en een eigenaar. Deze eigenaar zorgt dat er voor een bepaalde datum een oplossing is gevonden voor de melding. Dit wordt vervolgens weer in het systeem gemeld. De stakeholders van de melding houden het probleem in de gaten en checken of het tijdig is opgelost. Het systeem is dus een “ stok achter de deur “ voor het adequaat oplossen van incidenten.

Het systeem kan ook dienen als archief. Via verschillende zoekopties kan er gekeken worden naar trends in bepaalde meldingen. Waar gaan bepaalde zaken vaak mis? Bij welke medewerker, of tijdens welke rit, vinden verhoudingsgewijs veel incidenten plaats? Welke toeleverancier is vaak te laat? Welke klant maakt veel meldingen aan en heeft dus een aantal negatieve ervaringen met uw bedrijf gehad. Vanuit dit systeem vindt u dus zeer bruikbare management informatie.

Iedereen tevreden

Dankzij deze functionaliteit van RGB+ vergroot u de tevredenheid en betrokkenheid van de stakeholders in uw onderneming. De medewerkers kunnen op allerlei locaties meldingen maken. Zij krijgen dus een platform om zich uit te spreken over verbeterpunten binnen de organisatie. Betrokkenheid creëert een hogere medewerkerstevredenheid. Het management kan door een paar drukken op de knop trends signaleren in alle incidenten in een bepaalde periode. Belangrijke input dus voor een strategisch, of tactisch overleg. Klanten, belanghebbenden of publieksgroepen krijgen een terugkoppeling van een melding. De organisatie geeft dus een duidelijk signaal naar de buitenwereld.:“ wij nemen uw melding of klacht serieus”. En de auditor die langs komt voor certificering van bijvoorbeeld NEN, ISO, of HACCP, ziet dat u uw registratie en opvolging van incidenten serieus neemt.